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Arbeiten, wenn Andere Urlaub machen

Ferien ... die schönste Zeit des Jahres! Ob am Strand oder in den Bergen: Überall wird gefaulenzt und entspannt. Aber während die meisten Arbeitnehmer in den Urlaub fahren, beginnt für manche Berufszweige die hektischste Zeit des Jahres. Insbesondere die Beschäftigten in der Tourismus-Branche haben in den heißen Tagen des Jahres alle Hände voll zu tun ... egal ob Stewardess, Reiseleiter oder Animateur.

Eine von vielen Beschäftigten in dieser Branche ist Sarah Wessels. Sie arbeitet beim Reiseveranstalter Thomas Cook. „Im Winter war ich Reiseleiterin auf Gran Canaria. Nun bin ich - wie schon in der vergangenen Saison - auf Mallorca als Office Staff tätig.“ Damit arbeitet sie an der Nahtstelle zwischen Reiseleitern und Firmenzentrale: „Unser Büro ist für unsere Gäste eine Anlaufstelle, egal ob sie Fragen zur Rückreise haben oder Infos über Ausflugsziele brauchen." Doch sie berät und informiert nicht nur Mallorca-Urlauber, sondern nimmt auch Informationen aus der Firmenzentrale entgegen und leitet sie an die richtige Stelle weiter. So ist sie dafür zuständig, Kundenwünsche aus Deutschland zu erfüllen - wie etwa die Bestellung von Sekt auf ein bestimmtes Zimmer - oder Änderungen der Flugzeiten weiterzugeben.

Sarah Wessels: „Während der Arbeitszeit vergesse ich ganz, dass ich an einem Urlaubsort arbeite. Schließlich sitze ich genauso im Büro wie viele andere Arbeitnehmer auch. Erst in der Mittagspause oder an den freien Tagen wird mir bewusst, wo ich arbeite. Das genieße ich dann auch.“ Schon vor ihrem beruflichen Einsatz hat sie oft Urlaub auf der Ferieninsel gemacht. Deshalb sieht sie die Möglichkeit, für eine längere Zeit auf Mallorca zu leben, als eine super Gelegenheit. „Das wird mir besonders bewusst, wenn die Gäste nach zwei Wochen wieder wegfliegen. Dann merke ich, wie schön es ist, länger die wunderschöne Insel genießen zu können.“

Doch nicht nur das Fernweh motiviert die gelernte Reiseverkehrskauffrau, die auch noch ein Doppeldiplom in BWL und VWL hat: „In der Reisebranche zu arbeiten macht viel Spaß. Denn für die Gäste sind die Ferien die schönste Zeit des Jahres.“ Von der entspannten Stimmung ihrer Gäste bekommt auch Sarah Wessels viel mit: „Wir bekommen viel positives Feedback.“

Auch Carolin Piller arbeitet gerne, wenn Andere um sie herum Urlaub machen. Die Wuppertalerin ist im Allgäuer Hotel Sonnenalp in Ofterschwang beschäftigt. Sie steht im zweiten Jahr ihrer Ausbildung zur Hotelkauffrau und durchläuft dabei alle Arbeitsbereiche: „Ich putze die Zimmer, helfe in der Küche beim Garnieren der Teller, bin unter anderem aber auch am Empfang und im hoteleigenen Restaurant tätig.“ Das Hotel hat sie sich ganz bewusst ausgesucht: Weil sie oft selbst im Allgäu Urlaub gemacht hat, wusste sie von dessen guten Ruf. „Ich schätze besonders den persönlichen Kontakt zu den Urlaubern. Es freut mich, wenn die Gäste mit meiner Leistung zufrieden sind. So macht das Arbeiten richtig Spaß.“ In ihrer Freizeit genießt sie dann die Landschaft: "Im Winter kann ich Skifahren. Jetzt im Sommer geht’s an den See."

Doch nicht nur Angestellte und Auszubildende schwitzen, wenn Andere in der Sonne baden. Auch Ehrenamtliche sind aktiv, damit Andere in Ruhe und Sicherheit ihre freien Tage genießen können. So auch die ehrenamtlich tätigen Rettungsschwimmer der Deutschen Lebens-Rettungs-Gesellschaft (DLRG). Einer von vielen Ehrenamtlichen, die jedes Jahr an deutschen Stränden in einer Wasserrettungsstation mitarbeiten, ist Lorenz Schmidt. Seinen Jahresurlaub verbringt er seit mehr als 20 Jahren als Rettungsschwimmer immer auf der Ferieninsel Fehmarn. "Das macht mir Spaß", betont der Verwaltungsbeamte, der seit 45 Jahren Mitglied der DLRG ist. Zu seinen Aufgaben als Rettungsschwimmer gehört nicht nur die Hilfestellung bei Notfällen in und am Wasser, sondern auch die Betreuung von Verletzten und hilfsbedürftigen Personen. "So kann es auch sein, dass wir Kinder oder auch Eltern suchen.“ Täglich in der Zeit von 9:00 bis 18:00 Uhr ist die Station besetzt und sind die Rettungsschwimmer am Strand um sofort helfen zu können. In dieser Zeit wird nicht nur bei kleineren Blessuren Erste Hilfe geleistet sondern auch über Gesundheitsrisiken aufgeklärt. „Als alkoholkonsumierende Jugendliche am Strand waren, habe ich - mit Erfolg - über die gefährliche Mischung von Badespaß mit Alkohol informieren können. Dies gehört für mich - genauso wie zum Beispiel das Aufsammeln von Glasscherben am Strand - zum Thema Prävention.“

(veröffentlicht auf GMX.de am 5.Juli 2010)

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Beruhigt in den Urlaub

Die Urlaubszeit naht und mit ihr die Erwartung auf ein paar erholsame Tage weitab vom Berufsalltag. Wenn Mitarbeiter ihre Abwesenheit gut vorbereiten, bleibt ihnen am Ende der Ferien auch viel Stress und Chaos am Arbeitsplatz erspart.

Grundsätzlich gilt: Je besser ein Arbeitnehmer seine Urlaubsvertretung einarbeitet, desto weniger Gründe gibt es, ihn im Urlaub zu stören, desto einfacher wird für ihn auch die Rückkehr. Deshalb empfehlen Experten eine sorgfältige und vorausschauende Planung: „Beginnen Sie frühzeitig Ihre Urlaubsvertretung vorzubereiten. Am besten planen Sie dafür so viele Wochen ein, wie Sie Ferien machen“, empfiehlt Karrierecoach Nora Nägele aus Stuttgart. Sie rät Mitarbeitern, sich als erstes einen Überblick über die Arbeiten zu verschaffen, die entweder noch vor dem Urlaub zu erledigen sind oder der Vertretung übergeben werden müssen. Ein paar Fragen können dabei helfen: Was steht in nächster Zeit an? Was kann ich vorher abarbeiten? Was müssen andere in meiner Abwesenheit erledigen? Was kann ich delegieren? Was kann liegen bleiben? „Am besten notieren Sie sich die Antworten auf all diesen Fragen auf eine Checkliste und arbeiten diese dann in den Wochen vor dem Urlaub ab.“ Ihr Tipp: Versehen Sie jeden Vorgang mit einem Namen und vermerken Sie kurz schriftlich, was zu erledigen ist. Dabei ist es auch sinnvoll, sich verschiedene Szenarien und Probleme sowie ihre Lösung zu überlegen.

„Am besten ist es, wenn Sie sich für diese Checklisten-Vorbereitung täglich zehn bis fünfzehn Minuten Zeit nehmen“, rät Nagele. Dabei ist es vorteilhaft, die Liste immer griffbereit zu haben, um spontan entstehende Gedanken notieren zu können. „Wenn Sie das tun, sind Sie kurz vor Beginn des Urlaubs nicht darauf angewiesen, dass Ihnen dann alle relevanten Dinge auch wirklich einfallen.“

Zu den wichtigen Überlegungen gehört auch die Frage: Wer vertritt mich? Ist einer für alles zuständig oder übernehmen mehrere Kollegen unterschiedliche Aufgaben? An wen werden meine Mails weitergeleitet? Wer übernimmt meine Anrufe? „Machen Sie für all diese Kollegen eine Checkliste mit Informationen, die sie brauchen, um laufende Vorgänge und Projekte bearbeiten zu können“, empfiehlt Hannelore Fritz, Work-Life-Balance-Coach aus Berlin. Sie weiß, dass gerade schriftliche Notizen für die Vertretung wichtig sind, damit diese im Zweifelsfall nachlesen kann, was gemacht werden muss und wo was zu finden ist. „Eine solche Liste sollte auch über Routineaufgaben informieren. So könnte es zum Beispiel für eine Sekretärin relevant sein, wann sie die Blumen zu gießen hat oder wie der Chef seinen Kaffee liebt“, betont Fritz.

Eines ist auf jeden Fall tabu: Dem Kollegen Akten vor die Nase zu knallen und dann darauf zu hoffen, er werde die Sache schon richten. „Bitte überlegen Sie genau, was Ihre Kollegen tun sollen und was Sie selbst erledigen können. Belasten Sie ihn nicht mit unnötigen Aufgaben. Schließlich hat er meist noch andere Dinge zu tun als Sie zu vertreten“, betont Nägele. Deshalb rät sie auch, den Kollegen möglichst viel Aufgaben abzunehmen. „Fragen Sie sich zum Beispiel, welche Ihrer Emails Ihr Kollege bearbeiten muss und welche Sie ausfiltern können. So muss Ihr Vertreter nicht unbedingt jeden Newsletter lesen.“

Fritz empfiehlt auch bei der Formulierung des Autoresponders Sorgfalt walten zu lassen. Denn auch dadurch kann unnötige Arbeit für die daheimgebliebenen Kollegen und Unmut bei den Geschäftspartnern vermieden werden: „Schreiben Sie detailliert auf, wer der Sie vertretende Ansprechpartner ist. Teilen Sie seine Kontaktdaten und seine Position im Unternehmen mit.“

Werner Schienle, Geschäftsführer der CCC Creative Communication Consult und Spezialist für Konfliktmanagement, empfiehlt, den Autorespondertext mit der Vertretung abzustimmen: „So signalisieren Sie Ihrem Kollegen, das Sie auch in seinem Sinne handeln wollen.“ Gerade dieses Verhalten vermeide Konflikte. Noch wichtiger als kurzfristige Kooperationswilligkeit sei allerdings eine langfristige Beziehungspflege unter den Mitarbeitern: „Ein gutes Verhältnis zu den Kollegen führt meist zu einer engagierteren Urlaubsvertretung.“

Wer rechtzeitig mit der Vorbereitung begonnen hat, sollte am letzten Tag vor dem Urlaub gar nicht mehr groß in Stress geraten. „Betrachten Sie den letzten Tag als Ausklang und bleiben Sie nicht bis abends um zehn Uhr im Büro", erklärt Fritz. "Packen Sie ihn auch nicht unnötig mit Terminen voll, sondern verabschieden Sie sich nett von Ihren Kollegen.“

Oft genug bleibt allerdings ein Problem: Einige Beschäftigte – gerade in führenden Positionen – müssen auch im Urlaub erreichbar sein. „Um Konflikte und Probleme zu vermeiden ist es das beste, schon vorher abzusprechen, in welchen Fällen eine Kontaktaufnahme notwendig ist“, betont Schienle. Er rät, die Dringlichkeit zu definieren und eine Liste aufzustellen, bei welcher Dringlichkeit eine Kontaktaufnahme per Mail oder Handy erfolgen soll.

Und noch ein Tipp von Schienle: „Denken Sie auch im Urlaub an die daheimgebliebenen Kollegen, die jetzt Ihre Arbeit tun und schreiben Sie ihnen eine Ansichtskarte. Auch damit schaffen Sie eine gute Stimmung.“

Ist der Urlaub dann vorbei, wird sich die gute Vorbereitung auszahlen. Denn die Kollegen wurden vom Urlauber instruiert und konnten so in seinem Sinne handeln. Allerdings kann natürlich trotzdem etwas daneben gehen. In diesem Fall rät Schienle: „Seien Sie tolerant gegenüber den Fehlern Ihrer Vertretung! Es ist ganz natürlich, dass in Ihrer Abwesenheit auch mal etwas nicht so optimal läuft. Sehen Sie nicht nur die Schwächen Ihres Vertreters, sondern erkennen Sie auch an, was gut gelaufen ist. Loben Sie ihn und danken Sie ihm dafür. “

(Veröffentlicht in der Stuttgarter Zeitung, Juli 2010)

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